Registrierkassen und Kassenbon – von Mythen und Märchen

In den sozialen Netzwerken haben sich rege Diskussionen rund um die Registrierkassenpflicht und die Einführung der Kassenbon-Pflicht entwickelt – mit den unterschiedlichsten und erstaunlichsten Aussagen.

Fakt ist: Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) besteht schon seit 22.Dezember 2016 und regelt die gesetzlichen Vorgaben zur Belegausgabe, zur Registrierkasse und zur offenen Ladenkasse. Zum 1. Januar 2020 werden lediglich Bestandteile daraus – bspw. die Pflicht zur Ausgabe eines Kassenbons und die Zertifikatspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme – wirksam.

Die gute Nachricht vorweg: Wer bislang eine offene Ladenkasse verwendet hat, kann dies auch weiterhin tun. Es besteht keine Verpflichtung, auf ein elektronisches Kassensystem umzurüsten. Erforderlich ist hierbei unbedingt die Führung des täglichen Kassenberichts. Die Pflicht zu elektronischen Aufzeichnungssystemen besteht nur für bargeldintensive Betriebe.

Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen gehören Registrierkassen und elektronische oder computergestützte Kassensysteme. Diese müssen die Vorgänge einzeln und vollständig aufzeichnen. Ferner sind die elektronischen Systeme durch eine zertifizierte Sicherungseinrichtung (z.B. Sicherheitsmodul, Speichermedium, digitale Schnittstelle) zu schützen, so dass die Kasseneingaben protokoliert und nicht mehr veränderbar sind (§ 146a Abs. 1 AO).

Für alte Registrierkassen, die nach dem 25.November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, sieht das Kassengesetz eine Übergangsregelung vor: Unter der Voraussetzung, dass die Registrierkassen zwar den aktuellen Anforderungen entsprechen, aber nicht mit einer zertifizierten Sicherungseinrichtung nachrüstbar sind, besteht die Möglichkeit der Weiterverwendung bis zum 31.Dezember 2022 (Nr. 2.2.2 BMF Schreiben v. 17. Juni 2019).

Die Ausgabe von Kassenbelegen ist bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme ab 1. Januar 2020 Pflicht. Die Regelung wurde bewusst technologie-neutral formuliert, so dass sie Belegausgabe sowohl in Papier- als auch in digitaler Form, bspw. als Foto oder PDF, ausgegeben werden kann. Die digitale Ausgabe bedarf der Zustimmung (ohne besondere Form) des Patienten/Kunden (Nr. 6 ff BMF Schreiben v. 17. Juni 2019).

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